Hoe bereken je je reiskosten- en kilometervergoeding?

Je kilometervergoeding berekenen, kan op verschillende manieren en is afhankelijk van je situatie.

1. Je kilometervergoeding berekenen wanneer je in dienstverband met je eigen auto reist

Werk je in loondienst en reis je met je eigen auto? Dan mag je werkgever ervoor kiezen om je een vergoeding te betalen voor zowel woon- en werkverkeer als andere zakelijke reizen. Je werkgever kan dat doen door je een vergoeding per kilometer te geven of door je een vaste vergoeding te betalen.

De van belasting vrijgestelde vergoeding per kilometer

In het algemeen geldt er een maximale onbelaste kilometervergoeding. In 2024 en 2025 bedraagt de onbelaste kilometervergoeding € 0,23 per km.

Betaalt je werkgever meer dan deze onbelaste vergoeding? Dan betaal je daar belasting over.

De onbelaste vergoeding geldt niet voor: omrijkilometers voor privédoeleinden (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen) of een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor je zelf voor vervoer zorgt.

Wil je meer weten over waar je precies recht op hebt als werknemer, lees dan eens ons artikel: Reis- en kilometervergoeding: waar heb je als werknemer recht op?

Een aantal voorbeeldberekeningen om je reiskostenvergoeding te berekenen wanneer je in dienstverband werkt:

Voorbeeld 1

Als werknemer reis je van maandag tot en met woensdag elke ochtend 9 km met je eigen auto naar een opstapplaats. Daar stap je in het personeelsbusje dat je naar je werk brengt.

Op donderdag en vrijdag is het busje er niet, dus rijd je met je eigen auto rechtstreeks 42 km naar je werk. Op vrijdag maak je een omweg van 10 km om je kind eerst naar de crèche te brengen.

Hoeveel onbelaste reiskosten kun je dan vergoed krijgen?

Van maandag tot en met woensdag geldt de volgende berekening:
3 dagen × 18 km (heen en terug naar opstapplaats) × € 0,23 = € 12,24

Donderdag en vrijdag:
2 dagen × 84 km (heen en terug naar het werk) × € 0,23 = € 38,64

Totale onbelaste vergoeding voor de week: €51,06

De 10 extra kilometers die op vrijdag voor de crèche worden gereden, zijn privé.
10 km × €0,23 = €2,30 → Dit bedrag is belast loon als het wordt vergoed.

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Je hebt als werknemer het hele jaar 2025 een auto van de zaak, maar ook een eigen auto.

In 2025 rijdt je 400 zakelijke kilometers met je eigen auto.

Je mag als werknemer daarom een onbelaste vergoeding ontvangen van je werkgever die gelijk is aan de officiële vergoeding per kilometer.

Voorwaarde: je moet wel kunnen laten zien dat je voor die ritten niet de auto van de zaak gebruikt.

Lees ook: Hoe houd je je rittenregistratie en zakelijke kilometers bij voor de Belastingdienst?

2. Een vaste vergoeding

Je werkgever kan er ook voor kiezen om een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding te geven als je regelmatig naar een vaste werkplek rijdt. 

In dat geval kun je je vaste vergoeding op twee manieren berekenen. Let erop dat een vaste vergoeding bij zes weken ziekte moet stoppen volgens het beleid van de Belastingdienst. De vaste vergoeding mag vervolgens weer ingaan na een volledige maand werken.

Voorbeeld 1

Reis je als werknemer het hele jaar minstens 36 weken (70% van 52 weken) van 5 dagen per week naar dezelfde werkplek? Dan kun je een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding krijgen.

Start of stopt het dienstverband ergens in het jaar?  Dan reken je met 70% van het aantal weken waarin iemand in dienst is. Voor het gemak ga je uit van 214 werkdagen per jaar.

Hierin is al rekening gehouden met vakantie, (beperkte) ziekte en verlof. Reis je aantoonbaar meer dan 268 reisdagen per jaar (dus 25% meer dan 214)? Dan mag je ook met dat hogere aantal rekenen.

Aantal reisdagen × aantal kilometers per dag = totaal aantal kilometers per jaar

Totaal aantal kilometers × €0,23 = jaarlijkse vergoeding. Wanneer je het jaarbedrag deelt door  12 of 52 = maand- of weekvergoeding

Ga je maar 3 dagen per week naar je vaste werkplek (bijvoorbeeld vanwege je deeltijdcontract)? Dan pas je de berekening gewoon aan: je neemt dan 3/5 van het totaalbedrag.

Voorbeeld 2

Kom je als werknemer niet elke dag op dezelfde werkplek? Dan mag je de vaste reiskostenvergoeding ook op de volgende manier berekenen:

Je mag maximaal de officiële onbelaste vergoeding per zakelijke kilometer ontvangen.

Je gaat uit van 214 werkdagen per jaar. In dat aantal is al rekening gehouden met thuiswerken, vakantie, ziekte en zorgverlof.

Je dient als werknemer minstens 128 dagen per jaar naar je vaste werkplek te reizen.

Werk je parttime? Dan pas je het aan. Bijvoorbeeld: reis je 3 dagen per week in plaats van 5? Dan reken je 3/5 van het bedrag.

3. Een vergoeding voor de totale autokosten

Heb je met je werkgever afgesproken dat hij alle autokosten vergoedt (dus ook de afschrijving)? Dan ziet de Belastingdienst dat alsof je met een auto van de zaak rijdt. 

De regels voor bijtelling zijn dan van toepassing zoals je kunt lezen op de pagina ‘Ik ben werknemer en rijd privé met mijn auto van de zaak - wat is mijn bijtelling’ van de Belastingdienst. Dit geldt ook als je een leaseauto op je eigen naam hebt en de werkgever de kosten betaalt. Het maakt niet uit of je iets terugbetaalt aan de werkgever voor privégebruik. 

4. Je kilometervergoeding berekenen wanneer je in dienstverband met het openbaar vervoer reist

Je werkgever mag je ook een reiskostenvergoeding geven indien je met het openbaar vervoer reist. Hij kan dat doen op meerdere manieren.

Reis je op je eigen kosten? Dan mag je werkgever je onbelast vergoeden met het officiële bedrag per kilometer, voor de daadwerkelijke ov-kosten of aan de hand van een mobiliteitskaart of abonnement

Gebruik je deels ov en deels eigen vervoer? Dan kun je een vergoeding ontvangen ter hoogte van het officiële onbelaste bedrag per kilometer voor de hele reis of de echte ov-kosten en het officiële vrijgestelde bedrag voor het traject dat je met je eigen vervoer aflegt. Parkeerkosten worden geacht inbegrepen te zijn in het officiële onbelaste bedrag.

Reis je met een auto van de zaak naar het station om vervolgens met de trein te reizen? Dan mag je werknemer het parkeren vergoeden als intermediaire kost.

Voorbeeld:

Als werknemer werk je vijf dagen en reis je elke ochtend 9 km met je eigen auto naar het station. Daar stap je in de trein die je naar je werk brengt

De volgende berekening geldt dan:

5 dagen × 18 km (heen en terug naar het station) × € 0,23 = € 20,70

Je kilometervergoeding berekenen wanneer je zelf je eigen vervoer regelt

Je kunt een reiskostenvergoeding krijgen als je voor zakelijke doeleinden reist met vervoer dat je zelf regelt. Hier geldt eveneens het officiële vrijgestelde bedrag per kilometer. 

5. Je kilometervergoeding berekenen wanneer je als zzp’er werkt

Als zzp’er vraag je je misschien af: "Hoe kan ik kilometer- en reiskostenvergoedingen doorberekenen aan mijn klant?” Je hebt daarvoor twee manieren:

• Je kunt de kilometervergoeding doorberekenen door deze mee te nemen in je factuur.
• Je kunt de kilometervergoeding doorberekenen door deze op te nemen in je uurtarief.

Ook hier geldt de maximale onbelaste kilometervergoeding die je terugvindt op de pagina ‘Gebruik privévervoermiddel' van de Belastingdienst. Breng je meer in rekening? Dan betaal je daar inkomstenbelasting over.

Wat als je kilometervergoeding niet overeenkomt met het officiële onbelaste tarief?

Het kan voorkomen dat je een andere kilometervergoeding krijgt dan het officiële onbelaste bedrag. In die situatie gelden er andere regels.

• Een hogere kilometervergoeding: Als je voor reizen met een eigen vervoermiddel meer ontvangt dan het officiële onbelaste bedrag, dan wordt de vergoeding boven dat tarief gezien als loon. Een werkgever kan dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon, zodat je er als werknemer geen belasting over hoeft te betalen.

• Een wisselende kilometervergoeding: Ontvang je soms meer en soms minder dan het officiële onbelaste tarief per kilometer? Dan mag je het gemiddelde nemen van wat je in totaal hebt ontvangen. Op die manier kan je bepalen of je voor het hele jaar onder of boven dat onbelaste tarief zit. Er gelden hier wel voorwaarden voor die je kunt terugvinden in het Handboek voor loonheffingen. 

Houd er ook rekening mee dat het gemiddelde berekend moet worden voor de laatste loonbelastingaangifte van het jaar. Stop je als werknemer eerder? Dan moet je werkgever deze berekenen over de laatste maand.

Een voorbeeld van een wisselende kilometervergoeding

Je ontvangt als werknemer het volgende:
3.000 km × € 0,30 = € 900

1.000 km × € 0,10 = € 100
 Totaal vergoed: € 1.000

Wat mag je onbelast geven?
4.000 km × € 0,23  = € 920

Verschil (dus belast loon):
 € 1.000 - € 920 = € 80

Het verschil dat als belast loon wordt gezien, kan je werkgever aanmerken als eindheffingsloon, zodat je als werknemer geen belasting hoeft te betalen over dat bedrag.

Je kilometervergoeding gratis berekenen met onze rekenmachine

Gebruik onze gratis kilometervergoedingcalculator hieronder om te kijken hoeveel vergoeding je kunt krijgen voor je ritten.

Onthoud dat deze rekenmachine handig is voor een algemeen overzicht van je vergoeding, maar niet genoeg is om je vergoeding daadwerkelijk te krijgen.

Daarvoor heb je meestal een goed bijgehouden kilometerregistratie nodig voor je ritten. Vergeet ook niet dat, indien je een app voor kilometerregistratie gebruikt zoals Driversnote, je automatisch berekeningen kunt maken.

Lees ook: Reis- en kilometervergoeding voor bedrijven en teams

Houd er rekening mee dat deze zakelijke kilometercalculator van de Belastingdienst handig is voor een algemeen overzicht van je vergoeding, maar niet voldoende is om je daadwerkelijke vergoeding te ontvangen. Daarvoor moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden.

Kan ik mijn brandstofkosten berekenen met deze kilometercalculator?

Nee, deze calculator schat je kilometervergoeding door het aantal zakelijke kilometers dat je hebt gereden in te voeren en dit te vermenigvuldigen met het standaardkilometertarief van de Belastingdienst.