Hoe houd je je rittenregistratie en zakelijke kilometers bij voor de Belastingdienst?

Met een sluitende rittenregistratie kan je alle zakelijke en privéritten vastleggen die met een voertuig worden gemaakt. Zo kun je de Belastingdienst aantonen hoeveel kilometers je privé en zakelijk hebt gereden en bijvoorbeeld bijtelling vermijden. 

In dit artikel leggen we uit waarom je je ritten moet vastleggen, welke informatie je kilometerregistratie moet bevatten, welke verschillende oplossingen er zijn, hoe je je zakelijke kilometers berekent en waar je op moet letten.

Wanneer is rittenregistratie verplicht?

Om te voldoen aan de eisen aan rittenregistratie van de Belastingdienst, is het allereerst handig om te weten wanneer het verplicht is om een rittenregistratie bij te houden. Er zijn een aantal situaties waarin het bijhouden van je zakelijke kilometers vereist is:

1. Je gebruikt als werknemer of zzp’er je eigen auto en hebt vervoer- of reiskosten waarvoor je werk- of opdrachtgever een vergoeding geeft: ga je met je eigen auto naar je werk, of ben je zzp’er? 
   
   Dan kun je het officiële vrijgestelde bedrag als onbelaste vergoeding krijgen. Je mag ook de btw over je zakelijke kilometers terugvragen. In dat geval moet je met een rittenregistratie laten zien welke ritten zakelijk zijn en welke privé.
    
2. Je hebt een zakenauto en gebruikt deze niet voor privédoeleinden: in deze situatie dien je, indien je geen bijtelling wilt betalen, aan te tonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 km rijdt voor privédoeleinden. 
   
   Je moet daarvoor een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst indienen. Met een rittenregistratie laat je zien dat je je aan die 500 km houdt.
    
3. Je rijdt als ondernemer in een zakelijke auto en gebruikt die ook privé: dan moet je btw betalen over het privégebruik indien je een btw-belaste omzet hebt. Dit geldt ook als je een auto leaset via je bedrijf en die privé gebruikt. 
   
   De btw over de aankoop, het onderhoud en zakelijk gebruik mag je wel aftrekken. Ook hier dien je dus te kunnen laten zien welke ritten zakelijk zijn en welke privé.
    
4. Je hebt een bedrijf in het buitenland en gebruikt een auto met een buitenlands kenteken: misschien hoef je dan geen bpm (belasting op personenauto’s en motorrijwielen) te betalen. 
   
   Je moet echter wel kunnen aantonen dat je het voertuig minstens 50% in het buitenland gebruikt. En dat doe je met een rittenregistratie!
    
5. Je bent ondernemer of resultaatgenieter en rijdt met een bestelbus: je dient dan te bewijzen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 km rijdt voor privédoeleinden.
   
   Voor een bestelauto kun je dat doen aan de hand van een vereenvoudigde rittenregistratie of de zakelijke adressen uit je administratie. Let er wel op dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan. 
   
   Je kunt er eventueel ook voor kiezen om je bestelbus alleen zakelijk te gebruiken met een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelbus’. Je hoeft dan geen kilometerregistratie bij te houden, maar je dient wel aan de Belastingdienst uit te kunnen leggen waarom je ergens was. 
    
6. Je bent werkgever van meer dan 100 werknemers die meer dan 20 uur per week werken: je dient te voldoen aan de rapportageverplichting Werkgebonden personenmobiliteit, een verplichting die is ingevoerd om de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te verlagen.
   
   Hierdoor dien je verplicht een rapportage bij te houden van het woon-werkverkeer en ander zakelijk verkeer van werknemers.

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Welke informatie moet je kilometerregistratie bevatten?

Je kilometerregistratie dient aan een aantal voorwaarden te voldoen en moet een aantal gegevens bevatten. Allereerst dien je gegevens aan te leveren over de auto die je gebruikt, namelijk: het model en type van de auto. Het kenteken van de auto en de periode waarin je de auto gebruikt hebt.

Daarnaast dien je de gegevens van je ritten vast te leggen. Welke gegevens je precies van je ritten vastlegt, vind je terug in ons artikel over de eisen waaraan je kilometerregistratie dient te voldoen.

Voor bestelwagens is onder voorwaarden een vereenvoudigde rittenregistratie toegestaan. Lees meer over vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s.

De gegevens die je als werkgever nodig hebt om te voldoen aan de rapportageverplichting Werkgebonden personenmobiliteit (WPM) hangen af van je situatie. Meer daarover vind je in de Handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit.

Manieren om je kilometerregistratie bij te houden

Er zijn meerdere manieren om je kilometerregistratie bij te houden. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om je ritten met pen en papier bij te houden in een autologboek.

Dit vergt wat handmatig werk en er zijn handigere opties beschikbaar die misschien beter bij je passen.

Je kunt er ook voor kiezen om je privé- en zakelijke kilometers bij te houden in een Excel-bestand of spreadsheet. Zo kun je je gegevens veilig opslaan en loop je minder risico dat je iets kwijtraakt. Er komt nog steeds wat handmatig werk bij kijken.

Denk je dat dit iets voor jou is? Je kunt het zelf eens uitproberen met ons gratis formulier voor kilometerregistratie.

Daarnaast bestaan er ook gps-systemen en apps, zoals Driversnote, om je zakelijke en privékilometers te registreren.

Met deze systemen en apps worden je ritten automatisch bijgehouden, zodat er zo min mogelijk handmatig werk bij komt kijken. Je hebt je rittenregistratie zo bij de hand en kunt deze vaak met een druk op de knop naar je werkgever of boekhouder sturen.

Hoe bereken je jouw zakelijke kilometerkosten?

Om je zakelijke kilometerkosten te berekenen gelden er andere regels voor werknemers, werkgevers en ondernemers.

Ben je werknemer en gebruik je je eigen auto, motor of fiets voor werk of woon-werkverkeer? Dan kun je van je werkgever een kilometervergoeding krijgen. Deze vergoeding is belastingvrij voor het standaardtarief.

Betaalt je werkgever meer? Dan wordt het extra deel belast en moet daar loonheffing over betaald worden.

Als werkgever kun je je werknemers helpen met hun reiskosten aan de hand van een kilometervergoeding. Je kunt ervoor kiezen het officiële vrijgestelde bedrag te vergoeden, maar je mag als werkgever ook een hoger bedrag vergoeden, maar dan dien je het extra deel op de loonstrook te zetten.

Wil je het hogere bedrag toch belastingvrij houden, dan kun je gebruikmaken van de werkkostenregeling.

Als zzp’er kun je je zakelijke kilometerkosten aftrekken van je winst. Door het bijhouden van een juiste kilometerregistratie, weet je hoeveel kilometers je zakelijk hebt gereden. Het aantal kilometers vermenigvuldig je met het standaardtarief.

Wil je meer weten over het uitrekenen van kilometervergoedingen?

Bekijk dan eens ons artikel over het berekenen van je zakelijke kilometerkosten. Wil je meer weten over de hoogte van de kilometervergoeding van dit jaar en andere jaren, lees dan ons artikel over de verschillende kilometertarieven.

Hoe controleert de Belastingdienst je rittenregistratie en hoelang moet je deze bewaren?

De Belastingdienst controleert je rittenregistratie steekproefsgewijs. Zorg er dus voor dat je rittenregistratie bijgewerkt is. Bewaar je kilometerregistratie daarnaast goed. De Belastingdienst vereist dat je je kilometerregistratie minimaal 7 jaar bewaart voor eventuele controles.

FAQ