Software voor rittenregistratie vs. een papieren autologboek 

Wat je moet weten als je kilometerdeclaraties goedkeurt voor een team 

Handmatige logboeken zijn vaak niet nauwkeurig. Daarnaast komt er heel wat bij kijken. Indieningen controleren, goedkeuren en het berekenen van kilometerkosten kan per maand uren aan administratief werk kosten.

Voor bedrijven met rond de 15 bestuurders verspreid over diverse afdelingen betekent handmatige logboeken controleren doorgaans: worstelen met meerdere spreadsheets, late indieningen opvragen en alles consistent proberen houden. Kortom, niet echt de favoriete manier om je maandagochtend door te brengen.

Als een van de meest toonaangevende leveranciers van software voor kilometerregistratie helpt Driversnote wereldwijd miljoenen gebruikers. In dit artikel bespreken we de drie belangrijke stappen

• Ritten registreren
• Kilometerdeclaraties bevestigen en goedkeuren
• Vergoedingen berekenen

Voordat we erin duiken, verduidelijken we eerst wat terminologie: wat is software voor rittenregistratie eigenlijk?

Software voor rittenregistratie is speciale software voor het bijhouden van zakelijke kilometers, zoals Driversnote Teams. Het is een digitale oplossing voor zowel je mobiel als desktop. Deze software helpt bedrijven bij het registreren, rapporteren en goedkeuren van vergoedingen voor werkgevers die hun privévoertuigen voor zakelijke doeleinden gebruiken. 

Kilometervergoedingen zijn anders dan andere vergoedingen

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld bonnetjes indient voor accommodatie, maaltijden of apparatuur, voldoen de bonnetjes vaak al als bewijs. Voor kilometervergoedingen is dat echter niet het geval. Om vergoed te worden, dienen werknemers meer te tonen, namelijk:

• het begin- en eindpunt van de reis (adressen)
• Hoe ver ze hebben gereden (afstand)
• Het doel van de rit (zakelijk of persoonlijk)
• Wanneer de rit plaatsvond (datum en tijd)

 Zonder deze gegevens kunnen werkgevers de declaratie niet controleren. In veel landen is deze informatie zelfs vereist om aan de regelgeving van de Belastingdienst te voldoen. Vergeet niet om te controleren welke regels er gelden voor je bedrijf. 

Lees ook: Hoe houd je je rittenregistratie bij voor de Belastingdienst.

Daarom wordt kilometerdeclaraties registreren, rapporteren en goedkeuren al snel tijdrovend voor zowel de bestuurders als de managers die de invoer moeten controleren. 

Het risico op eventuele geldboetes wanneer de gegevens niet klaar voor een eventuele controle zijn, maakt het er ook niet leuker op. 

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

De eerste stap: digitaal en automatisch registreren

De beste manier om tijd te besparen, is door papieren logboeken en spreadsheets links te laten liggen. Je zou denken dat de meeste ondernemingen ondertussen digitaal zijn, maar vele teams dienen nog steeds handmatige logboeken of documenten in diverse formaten in.

En eerlijk is eerlijk: niemand heeft zin om late kilometerdeclaraties op te vragen, e-mails door te moeten spitten en alle spreadsheets coherent te moeten maken.

Daarom zijn digitale systemen een echte lifesaver. Voor een 15-ledig team worden kilometerdeclaraties zo al snel coherent.

• Bestuurders registreren automatisch aan de hand van de GPS in hun telefoon (of een iBeacon in de auto). En zo vergeten ze geen enkele reis meer. Ze hoeven deze ook niet meer later op te schrijven. En met een druk op de knop, dienen ze hun declaratie in.
   
• Managers ontvangen alle declaraties in een dashboard, in hetzelfde formaat en met een duidelijk overzicht over wat er is ingediend, goedgekeurd of nog moet worden behandeld. Indien iemand iets vergeet, verstuurt het systeem een herinnering. Jij hoeft dat niet meer te doen.
   
• De onderneming krijgt zo een betrouwbare administratie die voldoet aan de wetgeving en wanneer iemand langskomt voor een audit, staat alles zo klaar.

Voor een team van 15 personen besparen managers dankzij deze verandering elke rapportageperiode weer uren aan administratietijd. 

Goedkeuren en bevestigen: laat kilometerdeclaraties je geen kostbare tijd meer kosten

Onze enquêtes tonen dat het verwerken van een kilometerdeclaratie gemiddeld een aantal minuten kost wanneer alle systemen en rapporteerworkflows goed zijn ingesteld. 

Maar als je declaraties handmatig moet beoordelen, steekproeven moet uitvoeren of gegevens moet vergelijken met andere systemen, neemt de tijd snel toe en zelfs met een kleiner team van 15 bestuurders kunnen goedkeuringen dan ineens aanvoelen als een fulltime baan.

Sommigen eindigen met het vergelijken van reizen en kalenders, en anderen proberen afgeronde getallen te vinden (precies 100 km? Waarschijnlijk niet!). 

Hieronder vind je tips over hoe je het proces kunt versnellen zonder de controle te verliezen:

• Visuele bevestiging met kaarten: door routes met begin- en eindpunten op een kaart te bekijken in plaats van door naar nummers te staren, is het makkelijker om eventuele fouten op te sporen in bepaalde ritten.
   
• Handmatige ritten signaleren: verslagen benadrukken welke ritten automatisch worden geregistreerd en welke handmatig worden ingevoerd. Zo kun je je focussen op de handmatige ritten en vertrouwen op de automatische.
   
• Context als eerste: vraag bestuurders om ritten te taggen met een klant, voor een project of met een kostenplaatje. Op die manier hoef je nooit meer via e-mail te vragen om de reden waarvoor de rit werd gemaakt.

Laatste stap: vergoedingen berekenen

Als je kilometergegevens nog steeds in papieren logboeken of verspreide spreadsheets hebt staan, is het berekenen van vergoedingen lastig, vooral als iemand een formule overschrijft of vergeet om al zijn ritten in te dienen.

En nog lastiger is het wanneer het berekenen van kilometervergoedingen niet zomaar een eenvoudige 'afstand x bedrag'-formule is. Veel ondernemingen moeten:

• Privéritten uit hun declaraties uitsluiten
• Limieten of afstandsbereiken toepassen (op basis van lokale wetgeving)
• Verschillende tarieven gebruiken voor diverse voertuigen of beleidssoorten

In sommige Europese landen hanteren bedrijven bijvoorbeeld verschillende tarieven voor auto's versus fietsen of openbaar vervoer.

Een citaat van een van onze klanten toont het aan: 

"Nadat we zes verschillende softwares uitprobeerden, kwamen we erachter dat vele softwares belangrijke functies misten, zoals het onderscheid kunnen maken tussen persoonlijke en zakelijke kilometers."
- Driversnote Teams-gebruiker, onderzoek uit 2025

En dat is waar een gestructureerde oplossing voor rittenregistratie, zoals Driversnote, echt van pas komt. Het platform past jouw regels toe, houdt berekeningen coherent en gemakkelijk te beheren. En het zorgt er daarnaast voor dat alles aan de wetgeving voldoet.

• Aangepaste kilometertarieven: als je organisatie tarieven gebruikt die afwijken van de standaardtarieven van de belastingdienst, kun je aangepaste vergoedingspercentages instellen, bijvoorbeeld per voertuigtype of afdeling, zodat ze automatisch worden toegepast.
   
• Zakelijke vs. persoonlijke ritten: bestuurders kunnen elke rit als zakelijk of persoonlijk aanmerken, zodat alleen de zakelijke ritten worden opgenomen in je verslagen. Zo kun je gemakkelijk controleren welke gegevens gedeeld worden met het bedrijf.
   
• Admins kunnen het privacyfilter inschakelen om gevoelige informatie, zoals adressen, routes of persoonlijke opmerkingen, uit te sluiten van eventuele verslagen. Zo blijft de rittenregistratie voldoen aan de wetgeving en bescherm je de privacy van de bestuurders.
   
• Gemakkelijk exporteren: teamverslagen kunnen gemakkelijk naar pdf of Excel worden geëxporteerd zodat de bestanden gebruikt kunnen worden in salaris- of andere vergoedingssystemen. Ze kunnen eveneens tegelijk worden geëxporteerd voor een diepgaande analyse in andere BI-systemen.

Hoe begin je te werken met een software voor rittenregistratie

Een nieuwe tool uitrollen hoeft niet moeilijk te zijn. Het ziet er wel iets anders uit afhankelijk van de grootte van het team. Werk je voor een bedrijf met 15 bestuurders? Dan is dat groot genoeg dat inconsistenties je werk knap lastig maken, maar klein genoeg dat je je snel kunt aanpassen.

Kies je voor Driversnote in plaats van papieren autologboeken, houd het dan eenvoudig en bouw snel vertrouwen op:

1. Begin klein: maak een team aan, nodig een aantal bestuurders uit en test met automatisch en handmatig registreren.
2. Bevestig je workflow: exporteer een voorbeeldverslag voor de salarisadministratie of voor de financiële afdeling om te zien of alles ook voor hen in orde is.
3. Delegeer goedkeuringen: laat teammanagers de verslagen van hun bestuurders goedkeuren voordat de financiële afdeling dat doet.
4. Houd het coherent: gebruik gedeelde tags voor projecten of klanten, zodat iedereen zijn kilometers op dezelfde wijze registreert.

Rol het beetje voor beetje uit: gebruik de software eerst met een afdeling en dan met anderen. Zo wordt het aanpassen gemakkelijker. En als bestuurders eenmaal inzien hoe weinig werk het inhoudt in vergelijking met spreadsheets wil bijna niemand meer terug.