Is het voor de Belastingdienst verplicht om je rittenregistratie bij te houden in een app?

Als je voor je werk rijdt, is kilometerregistratie een onmisbaar onderdeel van je administratie. Het correct bijhouden van elke zakelijke en privérit zorgt ervoor dat je de juiste kilometervergoeding ontvangt en (als je niet te veel privé rijdt) een eventuele bijtelling vermijdt.

Je kilometerregistratie moet het volgende bevatten:

• Het merk, type en kenteken van het voertuig;
• De datum en de kilometerstand van het voertuig voor en na elke rit;
• Het begin- en eindadres en de reden van de ritten;
• De gereden route, als die afwijkt van de gebruikelijke route;
• Of de rit zakelijk of privé was.

Hoe kun je je rittenregistratie het beste bijhouden?

Er zijn een paar manieren waarop je jouw kilometers kunt bijhouden, waaronder een papieren logboek, een spreadsheet en een mobiele app. Een app is niet verplicht voor de Belastingdienst, maar biedt wel vele voordelen.

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Je kilometerregistratie handmatig bijhouden

Je kunt ervoor kiezen om je kilometerregistratie met pen en papier bij te houden in een autologboek. Vaak kun je zo’n autologboek online of in een winkel voor kantoorartikelen kopen. 

Je kilometerregistratie handmatig bijhouden vergt extra werk en er zijn tegenwoordig apps beschikbaar waarmee je dat werk uit handen kan nemen, omdat ze de ritten automatisch registreren. Daarnaast loop je ook minder risico om gegevens kwijt te raken en weet je zeker dat je gegevens voldoen aan de vereisten van de Belastingdienst.

Je kilometerregistratie bijhouden in een Excel-formulier

Je privé- en zakelijke kilometers bijhouden in een Excel-bestand of spreadsheet is ook een goede keuze. Je kunt je gegevens veilig opslaan en bespaart tijd in vergelijking met je rittenregistratie handmatig bijhouden. 

Er komt wel nog steeds veel handmatig werk bij kijken, omdat je de gegevens zelf moet invoeren en ervoor moet zorgen dat je voor elke rit de juiste kilometerstand hebt genoteerd. Probeer het zelf eens uit met ons gratis formulier voor kilometerregistratie.

Je kilometerregistratie bijhouden in een app

Je kunt je kilometerregistratie ook bijhouden in een app. Dit is dus niet verplicht. Je ritten worden automatisch bijgehouden en je hebt je gegevens altijd bij de hand. Nadat je je kilometers hebt geregistreerd, geef je aan of het om zakelijke of privékilometers gaat en klaar is Kees. Je kunt je kilometerregistratie met een druk op de knop naar je werkgever of naar je boekhouder sturen.

Let erop dat je ook omrijkilometers (bijv. wanneer je voordat je naar je werk rijdt, je kind afzet bij school of wanneer je zoekt naar een parkeerplek) aangeeft.

Hoe bereken je jouw declaratie met de kilometertarieven?

Het berekenen van jouw onkosten is makkelijk als je de kilometers van jouw zakelijke en privéritten regelmatig bijhoudt. Je hebt het totale aantal kilometers nodig dat je voor zaken hebt gereden, en het standaard kilometertarief. 

Pak er een rekenmachine bij en vermenigvuldig het aantal kilometers met het kilometertarief. Maar het kan nog makkelijker.

Je onkosten berekenen met een app voor rittenregistratie

Als je een mobiele app, zoals Driversnote, gebruikt om het aantal kilometers bij te houden, doet de app de berekening voor je. Je kunt ook logboeken maken die aan de voorschriften voldoen en die je kunt bewaren als bewijs van jouw declaratie van onkosten. 

Een app helpt je daarnaast om altijd adequate, consistente documentatie van de afgelegde kilometers te maken voor jouw terugbetaling of belastingaangifte.

Alle voordelen van het gebruiken van een app voor je kilometerregistratie op een rijtje

Een app voor rittenregistratie neemt je de handmatige taak van het organiseren en bijhouden van een logboek uit handen. Tracking-apps houden de informatie automatisch voor je bij. Jouw volledige kilometerregistratie is daardoor op elk moment maar een paar tikken van je verwijderd. Je kunt je registratie vervolgens rechtstreeks naar je werkgever of boekhouder sturen.

Met een app heb je daarnaast minder kans op het verliezen van informatie. Als je papieren logboeken of spreadsheets gebruikt, moet je ze ofwel goed opbergen of opslaan voor controles. 

Een ander voordeel kan zijn dat bepaalde apps een keurmerk hebben voor rittenregistratie. Maak je gebruik van een systeem met zo’n keurmerk? Dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je rittenregistratie sluitend is.

Als je Driversnote gebruikt om jouw ritten te registreren, kun je er daarnaast zeker van zijn dat jouw bijgehouden ritten bewaard worden zolang je een account bij ons hebt, ongeacht of je een betaald abonnement hebt of een gratis account.