Kilometervergoeding voor Werknemers

Wat is reiskostenvergoeding en is reiskostenvergoeding verplicht?

Vergoedingen voor reizen die door de werkgever worden betaald en meestal voor zakelijke doeleinden worden gegeven, worden reiskostenvergoedingen genoemd. 

Tenzij hierover afspraken gemaakt zijn, bijvoorbeeld in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling, hoeft de werkgever deze kosten niet verplicht te betalen. 

Je werkgever kan er echter wel voor kiezen om je reiskosten te vergoeden. Er gelden hiervoor verschillende regels, afhankelijk van je situatie.

Je werkgever kan je zowel een vergoeding geven voor het woon-werkverkeer als een vergoeding voor andere zakelijke reiskosten. Wil je als werkgever je werknemers vergoeden? 

Bekijk dan onze gids voor werkgevers.

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Hoeveel ontvang je als werknemer aan kilometervergoeding met je eigen auto?

Je werkgever kan ervoor kiezen om je de officiële reiskostenvergoeding per kilometer te betalen als je voor zakelijke doeleinden in je eigen auto rijdt. 

De standaard reiskostenvergoeding varieert van jaar tot jaar, is belastingvrij en kan teruggevonden worden op de website van de Rijksoverheid en Belastingdienst.

Het is ook mogelijk dat je werkgever je een hogere reiskostenvergoeding geeft. Je werkgever moet dan loonheffingen afdragen over het deel boven de officiële reiskostenvergoeding. 

Je werkgever kan er daarnaast voor kiezen deze vergoeding te betalen voor je woon-werkverkeer of alleen voor andere zakelijke ritten. 

Als je een vergoeding van je werkgever krijgt, zul je meestal een rittenregistratie moeten bijhouden om je werkgever te bewijzen dat je het aantal kilometers dat je declareert daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden hebt gereden.

Kan je als werknemer een kilometervergoeding krijgen als je carpoolt?

Je kunt als werknemer een reiskostenvergoeding krijgen als je carpoolt. Indien de werkgever het carpoolen organiseert, mag hij de chauffeur vergoeden met de officiële kilometervergoeding, inclusief de kilometers die door de chauffeur worden omgereden.

Organiseer je het carpoolen zelf? Dan kan elke werknemer een vergoeding krijgen. De kilometers die eventueel moeten worden omgereden, kun je in dit geval echter niet zonder belastingheffing vergoed krijgen.

Wat als je als werknemer een auto van de zaak gebruikt?

Als je werkgever je een auto van de zaak ter beschikking stelt die je ook privé mag gebruiken, dan brengt dat een fiscaal voordeel met zich mee voor jou als werknemer. 

In dat geval kan je werkgever je geen belastingvrije kilometervergoeding geven en telt deze een bedrag bij je salaris op om dit voordeel te belasten.  Dit wordt de bijtelling genoemd. Daarover lees je meer op de pagina ‘U gaat met een (bestel)auto van uw werkgever naar uw werk’ van de Belastingdienst.

Als je de auto alleen zakelijk mag gebruiken en niet voor privédoeleinden (500 kilometer per jaar of minder), dan geldt deze bijtelling in principe niet. Wel moet je kunnen aantonen dat je de auto daadwerkelijk niet of nauwelijks privé gebruikt. 

Mag je de auto wel privé gebruiken maar wil je dat niet? 

Dan kun je als werknemer zelf een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst. Met deze verklaring geef je aan dat je niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. De werkgever hoeft dan niets bij te tellen. 

Let op: je zult op verzoek van de Belastingdienst nog steeds moeten kunnen bewijzen dat je echt niet meer dan 500 kilometer privé gereden hebt. Een goede kilometerregistratie is dus belangrijk.

Voor bestelauto’s kunnen bijzondere mogelijkheden gelden. In dit artikel gaan we hier niet op in. Wil je daar toch meer over weten? Dan kun je meer lezen in het Handboek loonheffingen (paragraaf 23.4).

Hoe zit het met reisvergoeding bij leaseauto's?

Als je van je werkgever een leaseauto ter beschikking krijgt, gelden dezelfde regels als voor een auto van de zaak, zolang het leasecontract via je werkgever loopt.

Betreft het een private lease? Dan wordt de auto gezien als privébezit en kun je als werknemer het officiële onbelastbare tarief als vergoeding voor je zakelijke ritten en woon-/werkverkeer ontvangen.

Kun je als werknemer een reisvergoeding krijgen voor reizen met het openbaar vervoer?

Ja! Je werkgever kan ervoor kiezen om je het openbaar vervoer te vergoeden zolang het om zakelijke reizen gaat. Je werkgever kan ervoor kiezen om onbelast de werkelijke reiskosten te vergoeden, om een vast bedrag per kilometer te vergoeden of om een abonnement of mobiliteitskaart te vergoeden. 

Ook hiervoor geldt dat je werkgever je belastingvrij de officiële reiskostenvergoeding mag betalen. Betaalt je werkgever meer? Dan dient hij loonheffingen in te houden.

Kun je als werknemer een reisvergoeding krijgen voor reizen met de taxi, boot of het vliegtuig?

Als werknemer kun je ook een reisvergoeding krijgen voor reizen met de taxi, boot of het vliegtuig. De grens van het officiële onbelastbare tarief geldt hier niet. 

Reizen met de boot mogen ook vergoed worden met een vaste onbelaste vergoeding.

Als je werknemer je de tickets voor de boot of het vliegtuig regelt en geeft, dan is het belastingvrij indien het om een zakelijke reis gaat. 

Er mag in dit geval geen extra kilometervergoeding gegeven worden, omdat het wordt gezien als vervoer via de werkgever. Wordt die vergoeding toch gegeven? Dan wordt dat gezien als belastbaar loon.

Kun je als werknemer ook een vaste vergoeding krijgen?

Ja! Als werknemer kun je ook maandelijks een vast bedrag ontvangen waarmee je zelf kunt bepalen hoe je reist en hoe je daarvoor betaalt. Ook hier geldt dat je het officiële tarief onbelastbaar kunt krijgen.

Werkgerelateerde uitgaven: welke gegevens moet je bijhouden?

Als je een kilometervergoeding van je werkgever vraagt, zal die je op de hoogte brengen van de eisen en regels. 
Bij een auto van de zaak kun je, indien afgesproken, extra kosten zoals reinigingskosten, parkeerkosten, tol- en veergelden apart vergoed krijgen. 

Bij gebruik van eigen vervoer valt dit onder het officiële tarief. Vergoedt de werkgever deze kosten wel? Dan is er sprake van extra belastbaar loon. De werkgever kan deze vergoeding wel in de WKR onderbrengen. 

Kort samengevat zijn de dingen die je zou moeten bijhouden: je kilometers altijd en afhankelijk van de afspraken met de werkgever de parkeerkosten, tolkosten en andere uitgaven die je doet tijdens je zakelijke reizen. 

In dat laatste geval: zorg ervoor dat je alle bonnetjes bewaart van eventuele autokosten die verband houden met je zakelijk rijden.

Enkele veelgebruikte manieren om dit aan te tonen zijn een automatische app voor kilometerregistratie, zoals Driversnote, of een kilometerregistratie in een Excel-bestand of kilometerlogboek van werkgerelateerde ritten.
Bij twijfel over wat je moet bijhouden om een vergoeding te krijgen, overleg je met je werkgever of de Belastingdienst.

Wil je meer weten over hoe je de vergoedingen kunt berekenen? Bekijk dan ons artikel over hoe je je kilometervergoeding berekent.

Bij twijfel over wat je moet bijhouden om een vergoeding te krijgen, overleg je met je werkgever of de Belastingdienst.