Tips voor een sluitende rittenregistratie

Je ritten registreren, hoeft niet moeilijk te zijn. Er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden om ervoor te zorgen dat je rittenregistratie alle juiste informatie bevat en sluitend is. 

In deze gids geven we je informatie over alles wat je moet weten om je reizen en kilometers correct te registreren voor de Belastingdienst. We geven je daarnaast ook wat tips. 

Wat is een rittenregistratie?

Een rittenregistratie is een manier om je belastingaangifte te onderbouwen aan de hand van een gedetailleerd logboek van je zaken- en privéreizen. 

De Belastingdienst stelt bepaalde richtlijnen op over hoe je rittenregistratie eruit moet zien. Om er zeker van te zijn dat je geen problemen krijgt met je terugbetaling, moet je ervoor zorgen dat je je aan alle regels houdt.

Vergeet niet dat als je je niet aan de regels van de Belastingdienst houdt, je misschien alsnog belasting moet betalen en bovendien een boete kunt krijgen in geval van een controle. Je rittenregistratie moet aan alle eisen voldoen om een boete of andere problemen te voorkomen.

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Wat moet je ritregistratie bevatten? 

Om aan een rittenregistratie te beginnen, moet je ervoor zorgen dat je allereerst de volgende informatie op je kilometerregistratieformulier noteert.

• het model van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin je de auto gebruikt hebt
• de gegevens van je ritten

Al deze zaken zijn rechttoe rechtaan, behalve de gegevens van je reis, die we nog zullen bespreken. De gegevens van je reis zorgen vaak voor verwarring. Maar maak je geen zorgen, als je je er in verdiept hebt, is het eenvoudig.

Je ritten moeten het volgende omvatten:

• de datum van de reis;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres (voor elke reis);
• de route die je gereden hebt, als je niet de meest gebruikelijke route genomen hebt;
• of het een privérit of een zakelijke rit is;
• de privé-omrijkilometers als er tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers gereden zijn (bijv. als je je kinderen van school bent gaan halen, noteer dan de omweg, want die kun je niet vergoed krijgen).

Er gelden onder voorwaarden speciale versoepelde regels (zoals het gebruik van een vereenvoudigde methode) als je rij-instructeur bent of als je een baan hebt waarbij je veel rijdt, zoals bezorgbanen. Voor deze regels kun je terecht op de pagina ‘Rittenregistratie’ van de Belastingdienst. 

Moet je ook privéritten registreren?

Ja! Als je het voertuig (de voertuigen) ook beperkt voor privédoeleinden gebruikt (dus voor minder dan 500 km per jaar), moet je ook kunnen aantonen welk deel van het gebruik voor beroepsdoeleinden is. Dit wordt berekend als een percentage van het totale aantal kilometers dat zowel voor beroepsdoeleinden als voor privédoeleinden is gereden. Je moet dus alle ritten bijhouden.

Hoe kun je je kilometers registreren voor een sluitende rittenregistratie?

Er zijn veel verschillende methoden om je rittenregistratie bij te houden. De meest gebruikelijke manieren zijn fysieke logboeken, spreadsheets, en apps voor rittenregistratie. Je kunt het bijhouden van je kilometers doen op een manier die bij je past, maar aarzel niet om het te controleren bij de Belastingdienst.

Je kunt daarnaast zelfs afspraken maken met de Belastingdienst over de manier waarop je je registratie bijhoudt. Meer informatie daarover vind je op de pagina ‘Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften’ van de Belastingdienst.

Wij raden aan je ritten te registreren door gebruik te maken van een app voor kilometerregistratie, zoals Driversnote, omdat je hiermee automatisch de ritten die je werkelijk gereden hebt, kunt registreren. Die ritten worden dan in je digitale logboek genoteerd en daarvan kun je dan gemakkelijk een verslag maken, dat je op elk moment aan de autoriteiten kunt overhandigen. 

Daarnaast beschouwt de Belastingdienst het gebruik van een app voor kilometerregistratie vaak als betrouwbaarder, omdat de kilometerregistraties met een app niet aanpasbaar zijn.

In vergelijking met de andere methoden is het gebruik van een app voor het bijhouden van de kilometers een stuk minder tijdrovend, en kun je je ritten nauwkeuriger registreren. 

Laat het ons weten als je vragen hebt over rittenregistratie of iets anders in verband met kilometervergoeding in Nederland.

Andere tips voor een sluitende rittenregistratie

Wees op de hoogte van de eisen van de Belastingdienst: als je weet wat de eisen zijn van de Belastingdienst, is het makkelijker om je rittenregistratie bij te houden. Wil je meer weten over de eisen? Lees dan ons artikel over hoe je een rittenregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst.

Houd je kilometerregistratie rechtstreeks bij om boetes te vermijden: als je je kilometers met de hand bijhoudt, dien je de rit rechtstreeks bij te houden. Je vergeet namelijk snel waar je een paar weken geleden precies naartoe bent gereden. Door elke zaterdag je ritten in te vullen, blijft alles netjes en raak je niets kwijt.

Maak een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privéritten: geef goed aan welke ritten je zakelijk maakt en welke ritten je privé hebt gemaakt. Onderbouw daarnaast de zakelijkheid van de ritten.

Denk aan automatische rittenregistratie: geen zin om alles handmatig bij te houden? Dan is een automatisch rittenregistratiesysteem of een app zoals Driversnote misschien iets voor jou. Met GPS of een app registreer je automatisch en consistent je kilometers en hoef je zelf geen handmatig werk meer te doen.

Door bovenstaande tips te volgen, maak je het bijhouden van een sluitende kilometerregistratie stukken eenvoudiger.