Kilometerstand automatisch bijhouden
Aan de slag
8 december 2021 - 5 min lezen

Kilometervergoeding voor werkgevers

Wanneer een werkgever zijn werknemers vergoedt voor uitgaven die zij doen terwijl zij voor de zaak rijden, heet dat reiskostenvergoeding. Als werkgever kunt u ervoor kiezen uw werknemers te vergoeden, en u moet er rekening mee houden dat er verschillende regels en manieren zijn om dat te doen, afhankelijk van het specifieke geval van uw werknemer.

In Nederland kunt u uw werknemers vergoeden voor zowel woon-werkverkeer als voor andere zakelijke autoritten.

Best practices voor uw kilometerprogramma 

Veel organisaties gebruiken een app voor het bijhouden van de kilometers om het eenvoudig te houden. Het bespaart de werknemers tijd omdat ze geen kilometerregisters met de hand hoeven bij te houden, en het is de gemakkelijkste methode. Het gebruik van een app helpt uw bedrijf ook om te hoge kilometerdeclaraties te vermijden, en zorgt ervoor dat uw werknemers krijgen wat ze verschuldigd zijn.

Driversnote is zo'n app, maar wij moedigen u aan om verschillende mogelijkheden te onderzoeken en te testen om uw kilometerregistratie en -logboek te automatiseren.

Het beste programma voor kilometervergoeding voldoet natuurlijk ook aan de regels en voorschriften van de belastingdienst. Lees verder om te zien wat dat voor u en uw werknemers betekent.

Kilometervergoeding voor personenauto vs bedrijfsauto

Er zijn een paar verschillende manieren waarop u uw werknemers moet vergoeden, afhankelijk van het soort vervoer dat zij gebruiken. 

Als uw werknemer een persoonlijk voertuig gebruikt: 

U mag uw werknemer een reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 euro per km betalen, vrij van belasting en sociale premies. U mag deze vergoeding ook aan uw werknemer betalen voor het woon-werkverkeer. U mag de BTW op de aankoopprijs of de reparatiekosten van dit voertuig niet aftrekken.

Als uw werknemer een bedrijfsvoertuig gebruikt: 

U kunt een auto van de zaak aan uw werknemer ter beschikking stellen. In dat geval zult u geen belastingvrije kilometervergoeding aan uw werknemer kunnen geven. Elke vergoeding die u geeft, wordt dan belast alsof het een loon is. Dit loonstrookje kan ook worden aangemerkt als uw laatste belastingbetaling.

Als uw werknemer de auto die u ter beschikking stelt ook voor privé-doeleinden mag of kan gebruiken, dan is er een specifieke regeling: de bijtelling. Als uw werknemer zelf mag of kan bepalen voor welke ritten hij de auto gebruikt, kunt u een auto ook voor privé-gebruik ter beschikking stellen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door gebruik te maken van een kilometerlogboek-app, waarin uw werknemer elk van zijn ritten duidelijk kan indelen en of ze voor zakelijke of voor privédoeleinden waren.

Als uw werknemer per taxi, boot of vliegtuig reist

Er is een vergoedingsmogelijkheid die u uw werknemers kunt geven als zij deze vervoermiddelen voor zakelijke doeleinden moeten gebruiken. De maximale belastingvrije reisvergoeding voor deze vervoermiddelen bedraagt € 0,19 per kilometer. Alle extra vergoedingen zullen als loon worden bestempeld en dienovereenkomstig worden belast.

Kilometervergoeding voor werknemers met openbaar vervoer 

U mag uw werknemers maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden als zij gebruik maken van het openbaar vervoer. De kosten die de werknemer maakt voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer met het openbaar vervoer mogen belastingvrij worden vergoed. Als werkgever kunt u er ook voor kiezen om de werkelijke kosten uit te betalen. Hiervoor moet u ervoor zorgen dat uw werknemers al hun kaartjes van het openbaar vervoer hebben opgespaard of een kopie van de maandkaart van uw werknemer hebben.

Hoe weet ik of mijn werknemers de kilometers hebben gereden die ze declareren? 

Om uw werknemers die in hun eigen auto rijden te helpen de juiste vergoeding te krijgen en met een gerust hart te weten dat u alle documentatie van hun ritten hebt, kunt u een app voor het bijhouden van kilometerstanden gebruiken, zoals Driversnote. Vergeet niet dat u de belastingdienst ook moet bewijzen dat u of uw werknemers het aantal kilometers hebben gereden waarvoor u een vergoeding vraagt.

Door een kilometerregistratie app voor uw team te gebruiken, kunt u tijd besparen met eenvoudige goedkeuring en administratieve tools. Met de app kunt u nauwkeurige en consistente kilometerrapporten van uw werknemers ontvangen. Bovendien krijgt u in één oogopslag een overzicht van de status van uw team. U kunt er zeker van zijn dat u de juiste informatie en overzicht heeft van hoeveel uw werknemers daadwerkelijk reizen voor werkdoeleinden. 

Aan de andere kant zullen uw werknemers blij zijn, want zij zullen in staat zijn om: 

  • Kilometers bijhouden met hun telefoons - geen handgeschreven logboeken meer.
  • Automatische ritregistratie beschikbaar. Nooit meer vergeten een reis bij te houden.
  • Direct rapporten maken en delen met hun managers, werkgevers of accountants.

Laat het ons weten als u vragen heeft over reiskostenvergoeding voor werkgevers. 

Veel plezier bij het traceren!

Hoe u uw kilometerregistratie kunt automatiseren

Uw rittenregistratie handmatig bijhouden is een heel karwei. Bekijk hoe u automatisch ritten kunt bijhouden voor uw kilometervergoeding of belastingaftrek.

Driversnote is geen belastingdeskundige en alle informatie hier is algemeen advies en moet niet beschouwd worden als werkelijk belastingadvies. Voor actuele informatie over kilometervergoeding in Nederland kijkt u op de officiële website van de belastingdienst of neemt u contact op met uw accountant.
Reiskostenvergoeding Belastingdienst Gids 
Wat wij doen
Driversnote maakt het bijhouden van uw kilometerregistratie makkelijk. U kunt uw gereden kilometers bijhouden, indelen en rapporteren, allemaal binnen onze app.
Bekijk hoe het werkt