Slimme aftrekposten: welke kosten zijn aftrekbaar als zzp’er?

Als ondernemer bent, kun je veel zakelijke kosten aftrekken.

In dit artikel leggen we je uit wat zakelijke kosten zijn en hebben we een lijst met slimme aftrekposten voor ondernemers opgesteld met wat uitleg, zodat je je belastingdruk kunt verlagen. 

Kilometerregistratie wordt gemakkelijk gemaakt

Vertrouwd door miljoenen bestuurders

Automatiseer je rittenregistratie Automatiseer je rittenregistratie

Aftrekposten claimen

Pas je tijd aan

Automatische kilometerregistratie en rapporteren conform de Belastingdienst.

Gratis aan de slag Gratis aan de slag

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn de kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en die rechtstreeks verband houden met je onderneming. 

Denk daarbij aan kosten zoals je inschrijving in het handelsregister, de huur van een bedrijfsruimte, bankkosten, briefpapier, onderhoudskosten, de kosten van je boekhouder en bijvoorbeeld verzekeringen. 

Als ondernemer heb je zelf de vrijheid om te bepalen welke kosten je voor je onderneming maakt en hoeveel je eraan uitgeeft. Deze zakelijke kosten mag je aftrekken van je opbrengsten, waardoor je belastbare winst lager wordt. 

Het bijhouden van een eigen administratie kan dus handig zijn om zeker te weten dat je het juiste bedrag aftrekt. Daarnaast kan het voor de Belastingdienst ook een aanwijzing zijn dat je daadwerkelijk als zelfstandige werkt.

Houd er wel rekening mee dat de Belastingdienst je zakelijke kosten kan weigeren, vooral als deze in verhouding tot je zakelijke belangen erg hoog zijn. Daarnaast moet je eventuele vergoedingen die je voor deze kosten hebt ontvangen, bij je opbrengsten optellen. 

Sommige kosten kunnen zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben. In dat geval is alleen het zakelijke deel van die kosten aftrekbaar. Hieronder lees je daar meer over.

Naast de daadwerkelijke zakelijke kosten, zijn er eventueel ook nog wat andere zaken die relevant zijn bij het berekenen van de winst uit je onderneming. Daarover lees je meer op de pagina ‘Winst uit onderneming’ van de Belastingdienst.

Ben je geen ondernemer en ook niet in loondienst, maar heb je wel inkomsten, dan kan het zijn dat je bepaalde kosten ook mag aftrekken. Meer daarover lees je eveneens op de pagina ‘Wat zijn inkomsten uit overig werk?’ van de Belastingdienst.

Welke bedrijfskosten mag je als zzp’er aftrekken of niet?

1. Werkruimte thuis

Als je een zzp’er bent en je een ruimte in je huur- of koophuis zakelijk gebruikt, kun je de kosten daarvan meestal niet afschrijven. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Wil je controleren of je iets mag afschrijven? Gebruik dan eens deze rekentool van de Belastingdienst.

2. Inkoopkosten van gereedschappen en materialen en ondersteuning

Als ondernemer kan het zijn dat je gereedschappen en materialen of ondersteuning nodig hebt voor de uitvoering van je beroep. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een zaag voor een timmerman of shampoo voor een kapper.

3. Relatiegeschenken

Geef je relatiegeschenken? Ben je zzp’er of resultaatgenieter en betaal je inkomstenbelasting? Dan mag je de eerste € 5.700 niet aftrekken. Ook  kun je ervoor kiezen om 80% van alles af te trekken. Voor de vennootschapsbelasting is dat 73,5%. Koop je eten en drinken om privé te gebruiken? Dan mag je dat nooit aftrekken.

4. Studiekosten

Als zzp’er mag je studiekosten aftrekken indien je ze maakt in het belang van je onderneming om je bestaande vakkennis op peil te houden of te verbreden. Draait het om nieuwe kennis? Dan zijn de studiekosten niet aftrekbaar.

5. Representatiekosten

Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf of activiteit te presenteren aan anderen, zoals klanten of zakenrelaties. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om zakendiners, recepties, congressen, enzovoort. Ben je zzp’er of resultaatgenieter en betaal je inkomstenbelasting?  

Dan mag je de eerste € 5.700 niet aftrekken. Ook kun je ervoor kiezen om 80% van alle kosten af te trekken. Voor de vennootschapsbelasting is dat 73,5%.

6. Telefoonabonnementen

Een telefoonabonnement voor thuis mag je als zzp’er niet aftrekken van de belasting. Voer je zakelijke gesprekken thuis? Dan zijn die wel 100% aftrekbaar.

7. Literatuur

Als zzp’er mag je vakliteratuur die relevant is voor je onderneming aftrekken. Algemene literatuur is niet aftrekbaar.

8. Kleding 

Voor kleding geldt dat je deze als zzp’er niet kunt aftrekken indien deze voor persoonlijk gebruik is. Draait het om werkkleding die je bijna alleen maar kunt dragen voor het uitvoeren van je werk? 

Denk bijvoorbeeld aan een uniform of overall, dan mag je deze aftrekken indien deze kleding voorzien is van een beeldmerk dat verwijst naar je onderneming en minimaal een oppervlakte heeft van 70 cm2. Brillen zijn meestal niet aftrekbaar. Er zijn echter uitzonderingen. Aktetassen en dergelijke zijn ook aftrekbaar.

9. Apparatuur

Koop je als zzp’er apparatuur die je nodig hebt voor het uitvoeren van je beroep? Denk bijvoorbeeld aan een bureaustoel, dan mag je deze aftrekken van de belasting. Je moet wel kunnen aantonen dat je de apparatuur op zakelijke wijze gebruikt.

10. Verhuizing en dubbele huisvesting

Heb je als ondernemer te maken met zakelijke kosten voor je eigen verhuizing of voor een (dubbele) huisvesting buiten de woonplaats? Dan zijn die kosten beperkt aftrekbaar.

Verhuis je voor je werk als ondernemer? Dan mag je de kosten voor het verhuizen in bepaalde gevallen aftrekken, plus € 7.750 extra. Woon je tijdelijk ergens anders voor je bedrijf? Dan zijn die kosten tot 2 jaar aftrekbaar. 

De verhuizing moet wel echt voor je bedrijf zijn. Ga je dichterbij je werk samenwonen? Of ga je op jezelf wonen in plaats van bij je ouders? Dan wordt dat bijvoorbeeld vaker als privé gezien. 

Verhuis je binnen 2 jaar na het verplaatsen van je bedrijf, was de afstand eerst minstens 25 km en wordt die 60% korter? Dan wordt er automatisch aangenomen dat het om een verhuizing om zakelijke redenen gaat.

11. Geldboetes

Verkeersboetes en andere geldboetes worden niet gezien als zakelijke kosten en zijn daarom niet aftrekbaar voor zzp’ers.

12. Kinderopvang

De kosten voor kinderopvang die jij als ondernemer moet maken zijn privé-uitgaven en zijn daarom niet aftrekbaar. Heb je als ondernemer werknemers? Dan gelden er andere regels.

13. Auto van de zaak

Rijd je in een auto van je onderneming en gebruik je die ook privé? Dan moet je een bepaald bedrag rekenen voor het privégebruik, dat je aftrekt van de autokosten van je bedrijf. Dit geldt ook wanneer je de auto koopt, least, huurt, of de auto omgezet hebt van van privé naar zakelijk. 

Hoeveel je moet verrekenen, hangt af van de waarde van de auto, hoeveel CO2 hij uitstoot en wanneer de auto voor het eerst de weg op ging.

Gebruik je een auto van de zaak die je ook gebruikt voor privédoeleinden en kun je aantonen dat je minder dan 500 km privé rijdt aan de hand van een rittenregistratie? 

Dan hoef je niets te verrekenen. Voor ondernemers met bestelbussen is er echter nog een andere regeling indien deze uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. Lees meer over uitsluitend zakelijk gebruik van bestelauto’s. 

14. Zakelijke kosten van een eigen auto

Indien je een eigen vervoermiddel gebruikt voor zakelijke doeleinden, dan mag je een bepaald bedrag per kilometer aftrekken. Dit bedrag kan jaarlijks veranderen. Lees meer over het bedrag dat je belastingvrij mag aftrekken van de Belastingdienst.

15. Zakelijke reiskosten (OV)

Maak je zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer, het vliegtuig of de taxi? Dan mag je deze volledig aftrekken. 

Je moet wel goed kunnen aantonen dat je de kosten hebt gemaakt én dat het daadwerkelijk om zakelijke kosten ging, dus bewaar je tickets en bonnetjes zorgvuldig en zorg dat je het zakelijk karakter goed kunt uitleggen!

16. Btw

Ondernemers die btw belast leveren, mogen meestal btw aftrekken van de goederen en diensten die ze gekocht hebben. De btw die je betaalt hebt, mag je aftrekken van de btw die je zelf in rekening hebt gebracht. 

Let er wel op dat sommige activiteiten uitgesloten zijn van btw. Het kan dan zijn dat je de btw dan niet of slechts deels mag aftrekken. Wil je meer weten over wanneer je ondernemer bent voor de btw en of je btw-aangifte moet doen? Lees dan eens meer over ondernemerschap voor de btw. de website van de Belastingdienst.

17. Verzekeringen

Ook verzekeringen die direct verband houden met je bedrijf kun je aftrekken. Denk hierbij aan een zakelijke autoverzekering, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering of een arbeidsongeschiktheidsverzekering.

Deze verzekeringen beschermen jou en je onderneming tegen financiële risico’s en worden gezien als noodzakelijke kosten voor het runnen van je bedrijf. Let er wel op dat privéverzekeringen niet aftrekbaar zijn als bedrijfskosten.

18. Onderhoudskosten

Als zzp’er mag je onderhoudskosten voor je bedrijfsmiddelen aftrekken als bedrijfskosten. Dit omvat niet alleen onderhoud en reparaties van zakelijke auto’s, maar ook van andere apparatuur, machines, gereedschappen en eventueel kantoorinventaris die je gebruikt voor je werk. 

Voor auto’s geldt dat alleen het zakelijke deel van het onderhoud aftrekbaar is, wat je kunt aantonen met een nauwkeurige rittenregistratie. Voor andere bedrijfsmiddelen geldt dat de onderhoudskosten aftrekbaar zijn zolang ze noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering. 

Wil je meer te weten komen over hoe je zakelijke reis- en autokosten kunt aftrekken, bekijk dan ook eens ons artikel over de regels voor zzp’ers voor het aftrekken van reis- en autokosten.