8 november 2021

Hoe berekent u uw kilometervergoeding 

De vergoeding van reiskosten door uw werkgever is in Nederland niet wettelijk verplicht. De meeste Nederlandse bedrijven nemen echter een vergoeding voor zakenreizen op in hun arbeidscontract. De afspraken over de reiskostenvergoeding staan in de collectieve arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement, of uw arbeidscontract. In dit bericht zullen wij u laten zien hoe u uw kilometervergoeding berekenen kunt.

​​ Wat is kilometervergoeding?

Kilometervergoeding is de vergoeding die gegeven wordt voor zakelijke kilometers. Zakelijke kilometers zijn de afstanden die uw werknemer voor zijn werk aflegt. Zakelijke kilometers zijn ook kilometers voor woon-werkverkeer. Naast het reizen van huis naar het werk en terug, omvat woon-werkverkeer ook de kilometers die uw werknemer in de loop van een werkdag aflegt tussen zijn werkplek en zijn huis, zoals kilometers om thuis te lunchen.

Met een nauwkeurige registratie van uw gereden kilometers kunt u bewijzen hoeveel kilometers u voor persoonlijke en zakelijke doeleinden hebt gereden. Een van de gemakkelijkste manieren om uw ritten nauwkeurig te registreren is het gebruik van een kilometerregistratie-app. Met een mileage tracking app kunt u uw ritten automatisch bijhouden, zodat u nooit meer een rit mist.

kilometerregistratie-app

Tarieven voor kilometervergoeding

Om uw kilometervergoeding te berekenen, moet u het kilometertarief voor 2021 gebruiken.

Rijdt u met uw eigen auto of een gehuurde auto voor zaken, dan is het tarief € 0,19 per kilometer.

Rijdt u in plaats daarvan in een auto van de zaak, dan mag u de kosten van uw inkomsten aftrekken, zolang u maar rekenschap geeft van het persoonlijk gebruik van het voertuig. Als u de auto al in bezit had voordat u hem voor bedrijfsdoeleinden ging gebruiken, kunt u de BTW op de aankoopprijs niet aftrekken. U kunt de BTW op reparatie- en onderhoudskosten wel aftrekken, zolang u rekening houdt met het privégebruik. Zorg ervoor dat u al uw ontvangstbewijzen bewaart als bewijs. 

Hoeveel kan ik mijn werknemers vergoeden voor kilometers? 

U mag uw werknemer een kilometervergoeding van maximaal 0,19 euro betalen vrij van belasting en sociale premies. U mag deze vergoeding ook aan uw werknemer betalen voor het woon-werkverkeer. U mag de BTW op de aankoopprijs of de reparatiekosten van dit voertuig niet aftrekken.

Wat als mijn werknemer in een elektrische auto rijdt?

U kunt een oplaadstation bij uw werknemer thuis installeren of de kosten voor de installatie van een oplaadstation vergoeden. Dit is toegestaan zolang het binnen de belastingvrije vergoedingslimiet van € 0,19 per kilometer valt die aan de werknemer wordt betaald. Elke vergoeding die u boven de € 0,19 per kilometer betaalt, wordt als loon beschouwd.

Hoe berekent u uw kilometervergoeding

Hier is een manier waarop u uw vergoeding voor 2021 kunt berekenen. Volg ons voorbeeld om uw vergoeding te berekenen. 

U of uw werknemer reist voor het werk van maandag tot vrijdag met de auto naar het werk en de afstand is 23 km enkele reis. 

U zou dan in de vergoeding de volgende onbelaste reiskostenvergoeding kunnen krijgen (of geven):
- Maandag tot vrijdag: 5 dagen x 46 kilometer x € 0,19 = € 43,7

Als u uw werknemer meer dan € 0,19 per kilometer betaalt voor het gebruik van zijn of haar eigen voertuig, wordt het meerdere belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon echter aanwijzen als eindheffingsloon.

Vergoedingen voor reiskosten die boven de € 0,19 per kilometer worden betaald, worden als loon beschouwd. Vergoedingen voor parkeer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor extra brandstofverbruik door een aanhanger, en voor schade aan de auto zijn daar voorbeelden van.

Afhankelijk van uw situatie kunt u een andere methode nodig hebben om uw vergoeding te berekenen. U vindt alle berekeningsmethoden hier uitgelegd. 

Bereken uw vergoeding automatisch met een app voor het bijhouden van de kilometers

Door een app voor het bijhouden van de afgelegde kilometers te gebruiken, zoals Driversnote, wordt uw vergoeding automatisch berekend en in een rapport gezet. U kunt uw telefoon uw ritten laten bijhouden, en op elk moment rapporten over de afgelegde kilometers krijgen die aan de belastingvoorschriften voldoen.

Als u werkgever of manager bent, kan een app u helpen om de vergoedingsaanvragen van uw team snel te bekijken en te valideren, met gemakkelijke workflows voor het indienen en goedkeuren van kilometervergoedingen. De app zal u helpen:

● Ontvang nauwkeurige en consistente afstandsrapporten van uw team.
● Krijg in één oogopslag een overzicht van de status van uw team.
● Keur kilometerrapporten in enkele seconden goed of weiger ze.
● Nodig gebruikers uit en verwijder ze, en wijs rollen toe terwijl u onderweg bent.

Laat het ons weten als u vragen hebt over het berekenen van uw kilometers of het bijhouden van de kilometers voor u of uw team.